FAQ

Die nächsten Corporate Volunteering-Einsätze werden in der Zeit vom 22. September bis 10. Oktober 2025 angeboten. Das Datum und die genaue Uhrzeit finden Sie jeweils in der Projektbeschreibung (siehe dort in der Infospalte rechts). Die Projekte finden an Werktagen statt (siehe auch Erläuterung zum Thema Zeitbuchung).

Den geplanten Einsatztermin sprechen Sie bitte vorab mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten ab.

Im Intranet finden Sie hier die Projekte und Organisationen, die für Corporate Volunteering-Einsätze zur Auswahl stehen. Wenn Sie sich für ein Projekt entschieden haben, registrieren Sie sich auf der Plattform und melden sich für Ihr Projekt an. Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Projekte an den Standorten angeboten werden und eine Teilnahme i.d.R. nur am eigenen Standort möglich ist.

Wir können leider nur eine begrenzte Anzahl von Plätzen pro Projekt anbieten. Je eher Sie sich anmelden, desto sicherer ist es, dass Sie sich auch in Ihrem Projekt engagieren können.

WICHTIG: Da wir möglichst vielen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit bieten wollen, sich als ERGO Volunteer zu engagieren, kann jeder Mitarbeiter nur einmal im Jahr an einem Projekt teilnehmen.

Bei der Begrüßung am Projekttag werden Sie über eventuell erforderliche  Hygienevorschriften der Einrichtung Ihrer Wahl informiert.

Wir wollen die ausgewählten Organisationen längerfristig durch Einsätze von ERGO Volunteers unterstützen, falls das Interesse groß genug ist. Das bedeutet, dass Sie sich voraussichtlich auch zukünftig erneut für einen Volunteer-Einsatz in der gewünschten Organisation melden können. Darüber hinaus ist ein privates Engagement bei vielen Organisationen möglich und willkommen. 

Die Buchungen für die Volunteering-Einsätze sind im ESS wie folgt vorzunehmen:

(Vor dem Einsatz) bei Verwendung ½ Urlaubstag:
ESS Portal -> Arbeitszeit -> Abwesenheitsantrag

• "Urlaub ½ Tag", (Wichtig!) Hinweis für Genehmiger: „Corporate Volunteering“

(Vor dem Einsatz) bei Verwendung Gleitzeit:
ESS Portal -> Arbeitszeit -> Abwesenheitsantrag

• "Betriebl. Freistellung AG (1/2)“, (Wichtig!) Hinweis für Genehmiger: „Corporate Volunteering“
  (In diesem Fall wird das Gleitzeitguthaben mit der Hälfte der persönlichen täglichen Soll-arbeitszeit belastet.)

Falls vor oder nach dem Einsatz noch gearbeitet wird:

• "Kommen" bei Eintreffen im Büro (übliche Terminal-Buchung), wenn Sie vor oder nach dem Einsatz zum Arbeiten ins Büro gehen.
• "Gehen" (übliche Terminal-Buchung), wenn Sie vor oder nach dem Einsatz zum Arbeiten ins Büro gehen.

Der Team Captain erfasst die tatsächlichen Teilnehmer und die Dauer des Einsatzes in einer separaten Liste und sendet diese nach dem Event per E-Mail an das Gruppenpostfach Corporate_Volunteering(at)ergo.de.

Die Buchungen im ESS sind wie folgt vorzunehmen: 

ESS Portal -> Arbeitszeit -> Zeitbuchungskorrektur 

• Grundsätzlich „Normale“ Buchungen („Kommen/“Gehen“) der Anwesenheiten 

Buchung des Events 

ESS Portal -> Arbeitszeit -> Zeitbuchungskorrektur 

• „Dienstgang Beginn" bei Verlassen des Büros zum Einsatz und 

• „Dienstgang Ende" nach dem Einsatz und Rückkehr ins Büro 

  (Wichtig!) Notiz: „Cleanup-Event“

Im Nachgang (1x pro Monat) erfolgt dann eine zentrale Korrektur des Gleitzeitkontos (=Abzug der Hälfte des zeitlichen Aufwands des Events). Sie müssen nichts mehr machen. 

Mit Ihrer Anmeldung wird Ihnen ein Platz für das ausgewählte Projekt reserviert.

Bitte besprechen Sie Ihr geplantes Engagement für ein Projekt vorab mit Ihrer/ Ihrem Vorgesetzten. Lassen Sie sich im Anschluss Ihren Abwesenheitsantrag über das Zeitbuchungsportal genehmigen.

Sind alle Plätze eines Projektes belegt, ist eine direkte Anmeldung dafür nicht mehr möglich. Sie haben aber die Möglichkeit, sich auf die Warteliste setzen zu lassen. Falls jemand kurzfristig für das Projekt absagt, rücken Sie automatisch nach und erhalten hierüber eine Bestätigung per E-Mail. Sie können sich aber ggf. für ein anderes Projekt an Ihrem Standort anmelden, sofern dort noch freie Plätze vorhanden sind. 

Sie können Kolleginnen und Kollegen über die Einladungsfunktion auf ein Projekt aufmerksam machen, etwa wenn Sie vermuten, dass der- oder diejenige sich für einen bestimmten Corporate Volunteering-Einsatz interessieren könnte.

Wenn die Kollegin oder der Kollege am Projekt teilnehmen möchte, muss sie/er sich ebenfalls auf der Plattform registrieren und dort für das Projekt anmelden.

Als Team Captain sind Sie sowohl Ansprechpartner für Ihr Team als auch für die Mitarbeiter der gemeinnützigen Organisation. Damit Sie ein kompetenter Ansprechpartner sein können, vereinbaren Sie bereits rechtzeitig vor dem Start des Projekts einen Vor-Ort-Termin bei der gemeinnützigen Organisation. So erhalten Sie alle Informationen, Rahmenbedingungen, Kontaktdaten etc. rechtzeitig und können diese an Ihr Team weitergeben.

Denken Sie daran, dass der Einsatz ohne Team Captain nicht stattfinden kann. Diese Tätigkeit ist Ihre Chance, Erfahrungen in der Teamkoordination zu sammeln und durch Ihr zusätzliches Engagement das Projekt erfolgreich zu realisieren.

Der Vorbesprechungstermin wird als Arbeitszeit gewertet und ist wie ein Dienstgang im Zeitbuchungssystem zu erfassen.

Weiterführende Informationen finden Sie unter Informationen für Team Captains.

Es gibt keine zentral organisierte Anreise zum Einsatzort. Es gelten die gleichen aktuellen Regelungen wie für Dienstreisen. Die Reisebuchung und -abrechnung erfolgt wie gewohnt über die Kostenstelle Ihrer Abteilung.

Soweit möglich, bieten die einzelnen Organisationen Getränke und Mittagsimbiss an. Bitte informieren Sie sich in der jeweiligen Projektbeschreibung. Sollte dies nicht der Fall sein, bringen Sie bitte selbst Getränke und einen Imbiss mit.  

Da es sich bei dem Corporate Volunteering-Einsatz um eine dienstliche Veranstaltung handelt, sind alle Mitarbeiter im Innendienst wie bei normalen Dienstreisen unfallversichert.

Die Corporate Volunteering-Einsätze sind in der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung für Mitarbeiter im Innendienst mitversichert.